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Regeln/Netiquette zur Behandlung von E-Mails |
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Im E-Mail-Verkehr
haben sich
eine Reihe von
Verhaltensregeln
eingebürgert,
die zu beachten
sind:
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E-Mails
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- sollten möglichst knapp sein. Abkürzungen (wie „mfG") und Smileys sollten vermieden werden, da sie nicht jeder kennt. Auch bei E-Mails sind korrekte Rechtschreibung, Grammatik und gute Gestaltung angebracht.
- mit Prioritätsangaben (! = Wichtigkeit hoch) nur in besonderen Fällen verwenden.
- sollten eine möglichst exakte Ausdrucksweise aufweisen. Da im Gegensatz zu einem persönlichen Gespräch Erläuterungen nicht möglich sind, müssen Sie sich bei E-Mails besonders bemühen, den Sachverhalt verständlich zu erklären.
- sollten im „Betreff“ immer einen kurzen, charakteristischen Text enthalten, damit der Empfänger die E-Mails schneller einordnen kann.
- mit sensiblem oder vertraulichem Inhalt sollten nicht an Adressaten außerhalb des eigenen Netzes versandt werden (Abhilfe: „Verschlüsselung“). Persönliche Korrespondenz sollte nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Absenders weitergeleitet werden.
- sollten nur dann Anhänge (Attachments) enthalten, wenn der Empfänger einverstanden ist.
- nicht durch mehrfache Rücksendung mit dem alten Inhalt aufblähen (Ping-Pong-Effekt). Nur aktuelle Mitteilungen bestehen lassen.
- fremder Herkunft sollten nicht geöffnet werden. Anhänge, die Programme (z. B. mit der Endung „*.exe") enthalten, könnten mit Viren infiziert sein.
- die besonders wichtig sind, sollten mit einer Aufforderung zur Bestätigung versehen werden. Man kann nicht sicher sein, dass eine E-Mail auch wirklich den Adressaten erreicht.
- sollten trotz der Kürze mit bestimmten Höflichkeitsregeln versehen sein. Verzichten Sie niemals auf eine korrekte Anrede und Grußformel.
- müssen immer die kompletten Absenderdaten (Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail enthalten. Dies ist rechtlich notwendig und damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann.
- mit größerem Verteiler sollten besser im Bcc- oder Cc-Feld adressiert werden, damit nicht der gesamte Teilnehmerkreis allen bekannt wird.
- mit besonderen Glückwünschen und Kondolenzschreiben wirken per E-Mail geschmacklos. Hier sollte man besser einen Brief wählen..
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