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Legen Sie für Aktenplan, Akten- und Stichwortverzeichnis ein zentrales Handbuch oder Verzeichnis per PC an. Bewahren Sie alles an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort auf. |
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Vermeiden Sie Doppelablage
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Von Zeit zu Zeit die eigene Schriftgutverwaltung überprüfen und aussortieren. Was vernichtet werden kann in den Reißwolf oder Papierkorb.
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Entnahmebeleg eines Ablagebehälters anlegen. Vermerken, wer diesen wann bekommen hat
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Organisationsmöglichkeiten und Signalwirkung durch optische Sichtmittel erhöhen. So viel wie möglich mit Farben arbeiten.
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Gliedern Sie den Inhalt von Ordnern durch Register und bezeichnen Sie diese inhaltlichen Untergruppen möglichst präzise. Beispiel für einen Projektordner: Korrespondenz / Termine / Besprechungsprotokolle / Material / Rechnungen / Beteiligte / Arbeitsergebnisse.
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Es ist keine gute Idee, die Ablage nach Mitarbeiternamen zu organisieren. Wenn der/diejenige die Abteilung verlässt, müsste die Ablage neu zuge- ordnet werden. Da das oft nicht stattfindet, schleppt man z. B. über lange Zeit einen Ordner "Meier" mit, obwohl Frau Meier längst gekündigt hat.
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Ebenso ungünstig ist die Zuordnung nach den Programmen in denen die Dokumente erstellt wurden. Ordner mit den Namen "Word" oder "Powerpoint" geben keine Auskunft über die thematische Zuordnung.
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Legen Sie fest, dass Änderungen nur von einer zentralen Stelle aus vorgenommen werden. Sorgen Sie dafür, dass sich alle (Kollegen, Kolleginnen, Vertretung) an dieses System halten.
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Informieren Sie die Betroffenen über das neue System - indem Sie z. B. eine kleine Informationsveranstaltung abhalten. Dies gilt auch für nachträgliche Änderungen.
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